Bouw je functiehuis: Waarom 2025 hét jaar is om in actie te komen!

Als HR-professional in de Europese Unie kun je het onvermijdelijke niet langer uitstellen: in 2025 moet je je voorbereiden op de implementatie van de vereisten van de Richtlijn Loontransparantie. Maar geen zorgen, ik blijf je helpen om dit proces te doorlopen en je vragen te beantwoorden!

Deze week kreeg ik een aantal vragen over de vereiste “gelijke beloning voor gelijk werk”. Hoe definieer je wat als “gelijk werk” gezien wordt? En wat is de reikwijdte—geldt dit voor een team, een afdeling of de hele organisatie? Het antwoord op deze vragen ligt in het opzetten van een solide functiehuis.

Wat is een functiehuis precies?

Zie het functiehuis als het blauwdruk van je organisatie. Het biedt een gestructureerd raamwerk om functies binnen je bedrijf te organiseren en te definiëren. Maar het is meer dan alleen een hiërarchie. Het legt ook vast hoe functies zich tot elkaar verhouden, wat hun relatieve waarde is, en welke vaardigheden en verantwoordelijkheden per functie vereist zijn.

Dit raamwerk helpt je om verwachtingen te verduidelijken, consistentie te waarborgen en eerlijkheid te creëren bij het evalueren en belonen van functies. Het gaat niet alleen om titels of salarisschalen; je creëert een gedeeld begrip van wat elke functie bijdraagt aan de organisatie en hoe deze bijdragen aansluiten bij de bedrijfsdoelen. Het is de basis voor het begrijpen en communiceren van de waarde van werk binnen je organisatie.

Waarom heb ik een functiehuis nodig voor loontransparantie?

Een goed gedefinieerd functiehuis is de basis van loontransparantie. Als je dit niet hebt, hoe kun je dan functies op een objectieve en consistente manier vergelijken? En hoe leg je dat uit aan je werknemers? Om gelijk loon voor gelijk werk te waarborgen, heb je een duidelijk raamwerk nodig dat definieert welke functies daadwerkelijk gelijkwaardig zijn. Een solide functiehuis stelt je in staat om:

• Gelijkwaardige functies te identificeren: Functies te vinden met vergelijkbare verantwoordelijkheden, vaardigheden en impact binnen je organisatie.
• Objectieve vergelijkingen mogelijk te maken: Functies in verschillende afdelingen of teams te evalueren op basis van gestandaardiseerde criteria.
• Beloningsbeslissingen te onderbouwn: Beloningsbeleid te baseren op een transparant en goed gestructureerd systeem dat werknemers en managers begrijpen.
• Voldoen aan regelgeving: Aan de EU-vereisten voor loontransparantie te voldoen door eerlijkheid en consistentie in je functie-evaluatieproces aan te tonen.

Waar begin ik?

Voor grote organisaties kan het opzetten van een functiehuis ingewikkeld lijken. En dat is het ook, dus zorg ervoor dat je voldoende tijd inplant om dit proces goed te doorlopen. Je zult ook feedbacksessies moeten inplannen (met management, vakbonden, ondernemingsraden, etc.). Reken op meerdere iteraties en verfijningen voordat je klaar bent.

Ongeacht de grootte van je organisatie, helpt het om het proces op te delen in beheersbare stappen. Hier is hoe je kunt beginnen:

1. Voer een functiestudie uit
   Documenteer de belangrijkste verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden en verwachte resultaten voor elke functie. Focus niet op functietitels—twee functies met verschillende namen kunnen vergelijkbare kernverantwoordelijkheden hebben, terwijl twee functies met dezelfde titel totaal verschillend kunnen zijn. Prioriteer het begrijpen van het daadwerkelijke werk en de waarde ervan voor de organisatie.
2. Stel functieniveaus vast
   Ontwikkel duidelijke criteria om functieniveaus te onderscheiden. Denk aan factoren zoals beslissingsbevoegdheid, benodigde expertise, impact op bedrijfsresultaten, verantwoordelijkheden op het gebied van management, budgetbeheer, etc. Deze lijst is niet uitputtend; bepaal welke factoren het meest geschikt zijn voor jouw organisatie.
3. Groepeer functies in functiecategorieën
   Deel vergelijkbare functies in categorieën in op basis van hun functie of discipline. Bijvoorbeeld, alle marketingfuncties kunnen tot één categorie behoren, terwijl financiële functies tot een andere horen. Dit maakt het niet alleen eenvoudiger om functies te vergelijken, maar benadrukt ook potentiële loopbaanpaden binnen elke categorie en binnen de hele organisatie.

Ik zou over elk van deze punten een hoofdstuk kunnen schrijven, dus onthoud dat dit een beknopt overzicht is om je op weg te helpen (je vindt een gedetailleerde aanpak in mijn boek). Let bij het definiëren van je functiestructuur op de volgende valkuilen:

• Te veel vertrouwen op titels: Een “Senior Manager” in de ene afdeling kan heel andere verantwoordelijkheden hebben dan in een andere. Focus op de inhoud van de functie in plaats van de titel.
• Soft skills negeren: Hoewel technische vaardigheden gemakkelijker te meten zijn, moet je niet vergeten om kritieke soft skills zoals stakeholdermanagement of probleemoplossend vermogen mee te nemen.
• Aannames doen: Ga er niet vanuit dat functies verschillend zijn omdat ze in verschillende afdelingen zitten. Een projectmanager in IT kan vergelijkbare kernverantwoordelijkheden hebben als een projectmanager in HR (en dat betekent ook dat ze gelijk betaald moeten worden).

Welke tools zijn beschikbaar?

Gelukkig is een functiehuis niets nieuws. Er zijn veel tools beschikbaar om je op weg te helpen. Enkele suggesties:

• Voor functiebeschrijvingen kunnen externe tools standaardisatie vereenvoudigen, terwijl sjablonen zorgen voor afstemming op de bredere functiestructuur.
• Competentiemodellen bieden vooraf gedefinieerde modellen om functies te onderscheiden.
• Functie-evaluatiesystemen, zoals puntenfactor-methoden of marktprijsbepalingstools, bieden een gestructureerde manier om functies te beoordelen op basis van factoren zoals vaardigheden, verantwoordelijkheden en impact. Deze tools helpen de waarde van functies objectief te kwantificeren en de subjectiviteit te verminderen.
• Controleer of je HR-suite het creëren en beheren van functiegroepen en -niveaus kan stroomlijnen, zodat het centraal georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk is voor werknemers.

Tijd om aan de slag te gaan!

Ik kan het niet genoeg benadrukken: het is bijna 2025! Als jouw organisatie 150 of meer werknemers in dienst heeft, is het tijd om te beginnen met het opzetten van een solide functiehuis. Wacht niet tot de deadlines onnodige druk creëren en je niet genoeg tijd hebt om dit goed uit te rollen binnen de organisatie. Begin nu met het bouwen van je raamwerk. Het lijkt misschien alsof juni 2027 (de rapportagedeadline) nog ver weg is, maar houd in gedachten dat je moet rapporteren over de gegevens van 2026. En dat is al over een jaar…